Når prosjektet endres må risikoen vurderes på nytt

Prosjektet er planlagt for arbeid på dagtid. Halvveis i perioden legges det inn nattarbeid og flere vareleveranser. Ledelsen vil bruke den opprinnelige risikovurderingen fordi arbeidsoppgavene stort sett har samme navn. Men den vurderingen forutsatte dagslys, bemannet port og at andre fag ikke arbeidet samtidig. Hva må gjøres før den nye planen tas i bruk?

En risikovurdering gjelder bestemte forutsetninger. Når disse endres, må virksomheten undersøke om farene, eksponeringen eller tiltakene også endrer seg. Samme verktøy og samme adresse er ikke bevis for samme risiko.

Finn endringen før du finner skjemaet

Start med å beskrive forskjellen mellom gammel og ny arbeidssituasjon. Ikke skriv bare «nattarbeid». Spør hva nattarbeidet betyr for lys, bemanning, oppmerksomhet, kontaktpersoner, ferdsel og tilgang til hjelp. Se også etter hvordan flere endringer virker sammen.

Arbeidstilsynets risikoveiledning legger opp til kartlegging, tiltak og oppfølging som en løpende prosess. Vurderingen må gi mening for arbeidet som faktisk skal utføres.

Ingen av radene gir automatisk svar om opplegget er tillatt. De viser hvilke antakelser som må undersøkes.

Et tiltak kan miste virkning uten å være fjernet

En merket gangrute finnes fortsatt, men blir vanskelig å se i mørket. Porten har samme bredde, men leveransene kommer tettere. En kontaktperson står fortsatt i planen, men har ikke vakt når jobben skjer. På papiret er tiltakene der; i praksis kan funksjonen være endret.

Derfor bør vurderingen beskrive hva tiltaket skal oppnå og hva det er avhengig av. Hvis målet er å holde gående og maskiner adskilt, må den nye leveranseplanen prøves mot dette målet. Et gult felt i et kart er ikke tilstrekkelig hvis folk må gå gjennom feltet for å gjøre jobben.

Se samordningen når ansvarlige virksomheter endres. Det er et eksempel på at en organisatorisk endring kan være like viktig som en fysisk ombygging.

Involver dem som kjenner gjennomføringen

Sjåføren kan vite at portens belysning blender. Montøren kan kjenne en gangdør som bare åpnes innenfra. Arbeidslederen kan se at to aktiviteter nå overlapper. Slike opplysninger må frem før den nye planen låses.

Medvirkning betyr ikke at hver ansatt overtar ansvaret for vurderingen. Ledelsen må samle nødvendig kompetanse og sørge for avklarte tiltak. Der faglige spørsmål er kompliserte, må relevant sakkyndig bistand brukes.

Les om arbeidsgiverens HMS-ansvar. Å sende den gamle vurderingen til laget er ikke det samme som å gjennomføre en ny gjennomgang.

Oppdater riktig dokument og informer riktig mottaker

Endringen kan berøre virksomhetens arbeidsinstrukser, prosjektets SHA-plan og en konkret jobbplan på ulike måter. Avklar hvem som eier hvert dokument, og hva som må meldes til andre virksomheter. Arbeidstilsynet om forskjellen mellom HMS og SHA hjelper med å holde ansvarene fra hverandre.

Utdaterte utskrifter bør ikke fortsette som konkurrerende versjoner ute på arbeidsstedet. De berørte trenger å vite hva som er nytt, fra når det gjelder og hvem de spør ved uklarhet. Det kan kreve en praktisk gjennomgang, ikke bare en e-post.

Fem spørsmål før ny plan godtas

1. Hvilke opprinnelige forutsetninger er endret?
2. Hvilke personer og aktiviteter blir berørt direkte eller indirekte?
3. Hvilke eksisterende barrierer blir svakere eller utilstrekkelige?
4. Hvilke tiltak og avklaringer må være på plass før oppstart?
5. Hvordan skal virkningen kontrolleres etter endringen?

I eksemplet må nattarbeid og økt leveringstrafikk vurderes sammen med resten av prosjektet. Den opprinnelige vurderingen kan være et nyttig utgangspunkt, men konklusjonen må bygge på dagens forhold. Kontrollen må fortsette etter oppstart, slik at tiltakene justeres når erfaringene viser nye problemer.

Endringen kan ligge hos en annen virksomhet

Eget lag kan gjøre nøyaktig samme oppgave mens et nytt fag starter over eller ved siden av. Da må vurderingen ta med påvirkningen mellom aktivitetene. Ny boring over en ferdselsvei, endret ventilasjon eller stengt atkomst kan endre forutsetningene uten at egen arbeidsordre får nytt navn.

Arbeidslederen bør derfor ha en måte å motta relevante endringsmeldinger på. Et oppslag som ingen har ansvar for å lese eller videreformidle, er en svak kobling. Informasjonen må nå dem som planlegger og utfører berørt arbeid tidsnok til at tiltak kan gjennomføres.