Et skjenkeavvik er loggført: hva mangler fortsatt?

Et skjenkested oppdager at en gjest fikk alkohol uten at nødvendig alderskontroll ble gjennomført. Hendelsen blir skrevet i en avvikslogg. Neste uke møter en ny ekstravakt samme uklare arbeidsdeling: Dørvakten tror bartenderen kontrollerer, mens bartenderen tror kontrollen er gjort ved inngangen.

En loggført hendelse er ikke det samme som et gjennomført forebyggende tiltak. Internkontroll skal brukes i driften. Hendelsen må føre til en vurdering av årsaken, en konkret forbedring og oppfølging av om forbedringen fungerer. Å oppbevare informasjon i en perm løser ikke arbeidsdelingen.

Beskriv det som faktisk sviktet

I dette tenkte eksemplet er årsaken ikke bare at «en ansatt var uoppmerksom». Oppgaven peker på to personer som bygger på hver sin antakelse. Derfor må tiltaket rette seg mot hvem som gjør kontrollen, når den skjer og hvordan ansatte vet hva som allerede er avklart.

Et forslag om å kjøpe en større perm treffer ikke problemet. Et forslag om at alle skal «være mer nøye», blir vanskelig å kontrollere. En tydelig rutine med navngitt ansvar og opplæring er lettere å bruke, fordi den endrer den beslutningen som sviktet.

En gjennomarbeidet forbedring

Tabellen under er et konstruert læringseksempel. Den viser hvordan informasjon kan bli omsatt til praktisk handling, uten å påstå at alle virksomheter må bruke akkurat disse feltene.

Hvis tiltaket bare sendes til fast ansatte, kan problemet fortsette hos ekstravaktene. Derfor må det også undersøkes hvem som faktisk utfører oppgavene i risikoperioden. Personalgruppen er en del av situasjonen, ikke en detalj man kan utelate.

Velg svaret som endrer hendelsesforløpet

A. Loggen beviser at internkontrollen nå er ferdig.

B. Rutinen må forbedres og følges opp i den daglige driften.

C. Ansvar flyttes til den ansatte, så virksomheten trenger ikke gjøre mer.

B er det best begrunnede svaret. A forveksler dokumentasjon av et problem med kontroll av problemet. C gjør virksomhetens organisering usynlig, selv om oppgaven nettopp viser en svakhet i denne organiseringen.

Internkontroll innebærer både forebygging og læring av det som skjer. Helsedirektoratets guide beskriver kartlegging av utfordringer, tiltak og rutiner, samt oppfølging i praksis. Et avvik kan derfor gi viktig informasjon om at et tidligere tiltak var for svakt eller for dårlig kjent.

Hva hvis ingen oppdager et nytt brudd?

Etter neste vakt finnes ingen ny avviksmelding. Kan lederen konkludere med at forbedringen virker? Ikke uten videre. Fravær av meldinger kan bety at ingen feil skjedde, men også at ansatte fortsatt ikke melder det de ser.

I læringseksemplet gir direkte oppfølging av rutinen et bedre grunnlag: Vet ekstravakten hva hun skal gjøre? Får hun hjelp ved tvil? Blir ansvar avklart før servering? Disse spørsmålene undersøker virkemåten, fremfor å bruke stillhet som dokumentasjon.

Endre risikosituasjonen

Hvis stedet får uteservering eller flere samtidige innganger, kan ansvarsfordelingen måtte vurderes på nytt. En rutine som fungerer i et lite lokale, er ikke automatisk tilstrekkelig når gjesteflyten endres.

En god forklaring av internkontroll viser derfor sammenhengen mellom situasjon, tiltak og etterprøving. Målet er ikke flest mulig dokumenter. Målet er at de ansatte kan gjøre riktige valg også i den travle vakten hvor misforståelsen ellers ville oppstå igjen.

Kilder og videre forklaring

Les Arbeidskontrakt, lønnsslipp og fagforening.

Les Lover og plikter i hverdagen.

Offentlig fagkilde.